Засади використання автоматизованої системи документообігу Миргородського міськрайонного суду Полтавської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів
Миргородського міськрайонного суду
Полтавської області
від  31 березня 2025 року № 2

ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу Миргородського міськрайонного суду Полтавської області

1. Загальні положення

1.1. Засади  використання автоматизованої системи документообігу суду (далі - Засади) розроблено відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.

1.2. Цими Засадами визначаються питання стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями Миргородського міськрайонного суду Полтавської області (далі - суд).

1.3. Інші питання, що стосуються формування колегій, а також здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положенням), наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи.

     2. Функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

2.2. Вхідна кореспонденція приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється лише протягом робочого часу, окрім випадків реєстрації справ, що згідно закону підлягають до негайного розгляду.

2.3. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо, здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи.

2.4. У разі ухвалення суддею у справі рішення про скасування заочного рішення у справі і призначення справи до розгляду у загальному порядку – секретар судового засідання чи помічник судді, у день ухвалення такого судового рішення передає матеріали справи до канцелярії суду для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи та формування номеру відповідного провадження.

2.5. У разі надходження судової справи, що підлягає подальшому розгляду в суді після відмови в задоволенні подання (ухвали) про визначення підсудності, така справа, після повернення до Миргородського міськрайонного суду Полтавської області, підлягає реєстрації, шляхом створення нової ОСК на основі ОСК рішення, якої переглядалось, з обранням відповідного типу поєднання, що визначені «Методичними рекомендаціями щодо застосування правил поєднання справ засобами КП «Д-3».

2.6. У разі надходження судової справи в порядку виконання судового рішення іншого суду, така справа підлягає реєстрації з додаванням (за наявності) до ОСК єдиного унікального номеру справи.

3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації з 09.00 год., на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, згідно з наказом керівника апарату суду.

3.1.1.Якщо станом на 09.00 годину дня, в якому здійснюється розподіл судових справ, від судді не надійшло повідомлення про те, що він тимчасово непрацездатний, суддя включається в автоматизовану систему до загального списку суддів, які мають повноваження щодо здійснення процесуальних дій для подальшого розподілу справ.

3.1.2. У разі виникнення після 09.00 години обставин, що зумовлюють вибуття судді з авторозподілу, вказаний суддя повідомляє голові суду (або керівнику апарату суду) про необхідність повторного автоматизованого розподілу справ, які надійшли в цей день та розподілені йому, якщо він не в змозі вирішити питання про відкриття провадження ним.

3.2. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахуванням визначених системою коефіцієнтів навантаження.

Складовими при розрахунку коефіцієнту навантаження за встановленою формулою є: коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт форми участі у справі тощо.

3.2.1. Коефіцієнт складності справ: 

*Коефіцієнт складності категорій справ, який визначається при розподілі поточної категорії справи

3.2.2. Коефіцієнт навантаження на суддів, які займають адміністративні посади у суді:

голова суду – коефіцієнт 100 %

3.3. Особливості розподілу справ між суддями:

3.3.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням про АСДС.

Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про АСДС, з врахуванням цих Засад та правил поєднання судових справ.

3.3.2. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) за таким винятком:

за 5 робочих днів не розподіляються на раніше визначеного слідчого суддю клопотання, скарги та заяви (про відвід слідчого та прокурора)  по одному кримінальному провадженню;

за 5 робочих днів до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів, не передаються раніше визначеному судді справи про адміністративні правопорушення, що було повернуті для належного оформлення.

за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді (окрім справ, що підлягають передачі, раніше визначеному складу суду з підстав, передбачених абз. 2 п. 4.1. та абз. 3 п. 4.1. цих Засад)

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду)

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

3.4 Спеціалізація суддів з розгляду судових справ

3.4.1. Миргородський міськрайонний суд Полтавської області, як місцевий загальний суд, спеціалізується на розгляді цивільних, кримінальних, адміністративних справ, а також справ про адміністративні правопорушення.

Зборами суддів суду може бути запроваджена спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ, яка визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Так, у суді запроваджена спеціалізація суддів з розгляду таких категорій справ.

3.4.2. Кримінальні справи (провадження) щодо неповнолітніх.

У Миргородському міськрайонному суді Полтавської області діє спеціалізація суддів із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. Судді (суддя), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються з числа суддів Миргородського міськрайонного суду Полтавської області зборами суддів цього суду за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно.

Кількість суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, визначається зборами суддів Миргородського міськрайонного суду Полтавської області.

Суддею, уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, може бути обрано суддю зі стажем роботи суддею не менше десяти років, досвідом здійснення кримінального провадження в суді і високими морально-діловими та професійними якостями. У разі відсутності в суді суддів з необхідним стажем роботи суддя, уповноважений здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обирається з числа суддів, які мають найбільший стаж роботи на посаді судді

3.4.3. З числа суддів Миргородського міськрайонного суду Полтавської області обираються слідчі судді (суддя), які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, визначеному процесуальним законом.

Слідчі судді (суддя) обираються зборами суддів Миргородського міськрайонного суду Полтавської області за пропозицією голови суду або за пропозицією будь-якого судді цього суду, якщо пропозиція голови суду не була підтримана, на строк не більше трьох років і можуть бути переобрані повторно. До обрання слідчого судді його повноваження здійснює найстарший за віком суддя цього суду.

Кількість слідчих суддів визначається зборами суддів Миргородського міськрайонного суду Полтавської області.

Слідчий суддя не звільняється від виконання обов’язків судді першої інстанції, проте здійснення ним повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні враховується при розподілі судових справ та має пріоритетне значення.

Справи, що розглядаються, між слідчими суддями повинні розподілятися за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами п.3.3 цих Засад та з урахування наступних особливостей.

У неробочі, святкові та вихідні дні автоматизований розподіл цих справ здійснюється серед слідчих суддів, визначених графіками чергування, які щомісячно затверджуються наказом голови суду або судді, який виконує обов’язки голови суду.

4. Передача справ, раніше визначеному складу суду

4.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

4.1.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

4.1.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

4.1.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

4.1.4. заяви про перегляд заочного рішення;

4.1.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

4.1.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

4.1.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

4.1.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

4.1.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

4.1.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

4.1.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

4.1.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

4.1.13 справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

4.1.14. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.

4.2. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 4.1.1. – 4.1.14 пункту 4.1 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду, окрім підпунктів 4.1.3, 4.1.4, 4.1.7, 4.1.9 Засад.

4.3 У разі надходження до суду клопотання, скарги по кримінальній справі (кримінальному провадженню) в день, коли раніше визначений слідчий суддя не є повноважним слідчим суддею, автоматизований розподіл вказаних вище судових справ здійснюється на загальних підставах, без застосування типу поєднання «Подання (клопотання, скарги) по кримінальній справі (кримінальному провадженні)».

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню, які підлягають передачі раніше визначеному слідчому судді, що надійшли у неробочі та святкові дні підлягають автоматизованому розподілу серед суддів, визначених графіками чергування, де тип поєднання «Подання (клопотання, скарга) по кримінальній справі (кримінальному провадженні)» не застосовується.

Клопотання та скарги, що надійшли за кримінальним провадженням, за яким надходило раніше декілька клопотань та/або скарг, передаються слідчому судді, який розглядав перше клопотання (скаргу) за цим кримінальним провадженням з урахуванням особливостей, визначених цим пунктом та пунктом 3.3 Засад.

У разі надходження до суду нового клопотання та/або скарги у кримінальному провадженні, якщо слідчий суддя, що розглядав первісне клопотання за цим кримінальним провадженням не працює або матеріал (справу) неможливо передати йому з підстав, визначених у пункті вище, його слід передавати слідчому судді, який розглядав наступне клопотання за цим кримінальним провадженням, і так далі.

У разі, якщо наступний слідчий суддя за попереднім – відсутній, то матеріал підлягає розподілу між усіма повноважними слідчими суддями.

4.4. У разі перебування судді (колегією суддів) у нарадчій кімнаті по кримінальній справі (провадженні) більше 24 годин, такий суддя (у випадку розгляду справи колегією – весь склад суддів) не бере участі у автоматизованому розподілі справ до моменту проголошення судового рішення.

При цьому справи та матеріали, передбачені підпунктами 4.1.3, 4.1.4, 4.1.7, 4.1.9 Засад  та клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), окрім щодо вирішення питання про надання дозволу на обшук житла чи іншого володіння особи, про застосування запобіжного заходу, підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, незважаючи на його перебування у нарадчій кімнаті .

5. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках, визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.43, 2.3.21 Положення, з урахуванням підпункту 2.3.3 Положення  та пунктів 3.3, 4.1 цих Засад.

5.2 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №14) Положення, вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

5.3 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення. Реєстрація такої справи здійснюється шляхом створення нової ОСК на основі ОСК рішення, якої переглядалось, з обранням відповідного типу поєднання, що визначенні «Методичними рекомендаціями щодо застосування правил поєднання справ засобами КП «Д-3», а розподіл здійснюється на підставі рішення суду апеляційної чи касаційної інстанції.

5.4 За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №14) Положення вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

5.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 10) Положення, що автоматично створюється автоматизованою системою.

5.6. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) (ухвала суду) з урахуванням пункту 2.3.3 Положення  та підпунктів 3.3, 4.1 цих Засад.

6. Форс-мажорні обставини

6.1. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

6.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п.6.1. Засад обставин.

6.3. У разі настання зазначених у п.6.1. Засад обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів  забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування. Розподіл судових справ фіксується у журналі (Додаток № 1).  

6.4. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженні, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

     7. Табель робочого часу суддів

7.1. Визначення порядку здійснення внесення інформації до табелю робочого часу суддів у автоматизованій системі.

Внесення інформації до табелю робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду про відсутність судді, у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю, а також внесення інформації про знаходження судді у нарадчій кімнаті та про інші випадки неможливості судді виконувати свої повноваження (відрядження, відпустка) проводиться відповідальною особою апарату суду у разі наявності наказу (про відрядження, відпустку), повідомлення судді про знаходження на лікарняному (при наявності листка непрацездатності) чи письмового повідомлення секретаря судового засідання про перебування судді (або колегії суддів)  у нарадчій кімнаті.

При цьому в автоматизованій системі документообігу суду відображається дата та час, коли дана інформація вноситься.

У письмовому повідомленні секретаря судового засідання, що подається керівнику апарату суду (або особі, що виконує обов’язки керівника апарату), в обов’язковому порядку повинні зазначатися дата та час складання повідомлення, а також час видалення суду до нарадчої кімнати та час виходу судді з нарадчої кімнати (проголошення судового рішення).

У разі виникнення потреби у подовжені строку перебування судді у нарадчій кімнаті, про це також подається письмове повідомлення із зазначенням нового часу виходу суду із нарадчої кімнати (проголошення судового рішення).

7.2. Визначення порядку здійснення внесення інформації до табелю робочого часу присяжних у автоматизованій системі.

Внесення інформації до табелю робочого часу присяжних в автоматизованій системі документообігу суду про розгляд справи за фактичною участю присяжних у судових засіданнях проводиться відповідальною особою апарату суду на підставі наданої про це секретарем судового засідання, помічником судді, суддею інформації.

8. Прикінцеві та перехідні положення

8.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборами суддів, публікуються на сайті «Судова влада» і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

8.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Додаток № 1

ЖУРНАЛ

розподілу справ  у випадках знеструмлення  електромережі Миргородського міськрайонного суду Полтавської області, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду

• Дата розподілу справ зазначається через усю сторінку журналу.